Echilibrul situaţiei soldurilor este influnţat de 5 elemente:
- datoriile proprietarilor
- datoriile asociaţiei
- soldul de casă
- soldul conturilor de bancă
- soldul fondurilor
Ca să puteţi verifica cel mai uşor, ar trebui să ajungeţi cu initializarea la punctul în care, toate aceste elemente sunt la zi. Verificarea o puteţi face aşa:
- datoriile proprietarilor: mergeţi la Adaugă chitanţă, selectaţi proprietarii pe rând şi vedeţi dacă datoriile care apar acolo sunt cele existente în acest moment
- datoriile asociaţiei: mergeţi la Adaugă chitanţă, selectaţi (la Plătitor) Asociaţia şi verificaţi dacă sumele care apar acolo sunt valorile pe care le mai are de achitat asociaţia către furnizori; ar mai trebui să verificaţi şi dosarul Cheltuieli şi Facturi în sensul că, facturile nerepartizate să fie corecte (ex: să nu fie vreo sumă distribuită într-o lună anterioară şi care apare în dosarul respectiv)
- soldul de casă: îl puteţi verifica în mai multe moduri; de exemplu, mergeţi în dosarul Registru casă şi selectaţi ziua curentă; suma de acolo trebuie să coincidă cu suma pe care o aveţi numerar
- soldul conturilor de bancă: îl puteţi verifica selectând contul dorit din dosarul Registre bancă şi alegând ziua curentă; valorile de acolo trebuie să coincidă cu sumele din extrasul de cont
- soldul fondurilor: se poate vedea din meniul Configurare, Fonduri, daţi dublu click pe fiecare font în parte şi alegeţi tab-ul Sold curent; valorile de acolo ar trebui să coincidă cu sumele care vi s-au predat, actualizate cu operaţiunile care s-au înregistrat între timp
Dacă toate valorile de mai sus sunt corecte, înseamnă că diferenţa din situaţia soldurilor este o problemă "din urmă" (nu este greşeala dumneavoastră; ex: poate fi de acum 10 ani). N-am putea spune motivul acestui dezechilibru, chiar dacă uneori valoarea pare să "semene" cu un element sau altul (ex: o anumită factură). S-ar putea determina cauza cu exactitate, doar printr-o expertiză pornită dintr-un moment în care situaţia soldurilor era echilibrată (lucru care în practică este dificil şi costisitor)
Prin urmare, soluţia este să evidenţiaţi diferenţa respectivă (ex: printr-un fond) şi să lucraţi contabilitatea mai departe. Dacă la un moment dat se vor descoperi elemente care nu sunt corecte (ex: o chitanţă neînregistrată) se va putea face rectificare (ex: din fondul respectiv)
Mai exact: mergeţi în meniul
INIŢIALIZARE,
Situaţia soldurilor şi notaţi suma care apare acolo (ex: 100 Lei). Apoi, mergeţi în meniul
Configurare,
Fonduri şi adăugaţi un nou fond (ex: îl puteţi numi
Fond diferenţe preluare). Setaţi fondul cu detalierea soldului pe
asociaţie, iar la tab-ul
Sold curent introduceţi suma notată anterior (ex: 100 Lei)
Dacă difereţa de mai sus este
pozitivă, înseamnă că aveţi mai mulţi bani decât erau evidenţiaţi.
Cauze posibile ar fi:
- s-au colectat fonduri (ex: reparaţii, rulment sau chiar penalizare procentuală), dar nu au fost actualizate soldurile
- s-au repartizat pe listele de plată sume mai mari decât valorile facturilor (ex: asociaţia a primit o factură de 1.000 Lei, dar pe liste s-a repartizat 1.200 Lei)
Dacă difereţa de mai sus este
negativă, înseamnă că aveţi mai puţini bani decât erau evidenţiaţi.
Cauze posibile ar fi:
- s-a omis repartizarea unei facturi; asociaţia a plătit banii către furnizor însă, nu i-a recuperat nici din listele de plată şi nici dintr-un fond
- s-au sustras bani din contul de bancă sau din caseria asociaţiei