Probleme la registrul jurnal

[Florin]

Incercand sa listez registrul jurnal am observat o problema cu "incalecarea lunilor". De mentionat ca asociatia a fost preluata la 1 iunie si, datorita unor nereguli constatate , listele s-au afisat cu intarziere, dupa cum urmeaza: lista pt. mai - generata in 17 iulie ; lista pt. iunie - generata in 15 august ; lista pentru iulie - generata in 3 septembrie ; lista pentru august - deschisa. Mai jos este atasat registrul jurnal , generat de program, pentru lunile iunie, iulie si august.

[Florin]

iulie, august

[Florin]

De mentionat ca rapoartele au fost "scurtate" in excel (zonele albastre) pentru a putea fi atasate.
Problema pare sa apara din cauza faptului ca, in coloana "Data inregistrarii" programul preia data la care au fost emise documentele si nu data la care acestea au fost introduse in program (cum, probabil, ar trebui) , in timp ge generarea registrului esta facuta cumva cu referire la luna "de lista" si nu la cea calendaristica. In acest fel, apar perioade care se regasesc in cate doua jurnale lunare si totaluri de luna dublate. Acestea nu pot fi puse "cap la cap" (in excel) datorita totalurilor de luna si a reportarilor de pagina. Sigur, textul reglementarilor cu privire la registrul jurnal, citez "fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.",e formulat , asa cum e datina la noi, sa poata fi interpretat in multe feluri. Dar, coreland textul legii cu forma tabelului (vezi anexa OMEF 1969/2007), cred ca in coloana "Data inregistrarii" trebuie preluata data la care se face inregistrarea documentului (data sistemului), data intocmirii documentului urmand sa fie evidentiata in coloana "Documentul (felul, nr , data)". In acest fel registrul jurnal ar putea fi generat strict pe luna calendaristica, fluent atat din punct de vedere al numarului inregistrarii cat si cronologic.

[XiSoft]

Intr-adevar, cel mai corect cred ar fi asa: la "data inregistrarii" sa se introduca data sistemului, iar la data documentul sa fie introdusa data facturii, chitantei etc.
In practica apare problema ca, nimeni nu se apuca (la asociatiile de proprietari) sa inregistreze documentele exact la data intocmirii lor (fiind relativ putine, se introduc toate in 2-3 zile)

Daca punem la "data inregistrarii" - data sistemului - atunci la un control poate fi motiv de discutie: "de ce s-a inregistrat documentul respectiv cu 3 zile mai tarziu".
Prin urmare, nu este convenabila pentru utilizator o astfel de implementare (intr-o vreme s-a generat raportul si asa dar au fost "nemultumiri").

Implementarea actuala listeaza intr-o anumita luna de cheltuieli (ex: august 2010) documentele care au data in luna respectiva (ex: august 2010)
Din cauza ca, "decalajul" (intre luna de cheltuieli si luna calendaristica) este mai mare decat de obicei - se pare ca, ceva nu functioneaza bine.
V-as ruga sa ne trimiteti asociatia prin email (fisierul din directorul: C:\Program Files\BlocManagerNET\Data\) ca sa putem reproduce eroarea.
Problema se va rezolva in update-ul urmator.

[Florin]

Am trimis asociatia pe mail. Intre timp am mai analizat problema si am sesizat un aspect care cred ca trebuie avut in vedere la corectarea ei. Lasand la o parte documentele emise (de asociatie) direct din program, unde data emiterii documentului ar trebui sa coincida cu data sistemului (sau, cel putin asa ar fi corect dpdv contabil), in cazul documentelor emise de furnizori apare in practica situatia cand acestea sunt primite si inregistrate in program cu intarziere fata de data la care au fost emise. In varianta actuala , facand abstractie de data documentelor , programul genereaza registrul jurnal in ordinea introducerii datelor in program (corect) pentru fiecare inregistrare alocand , crescator, cate un numar de ordine. Luna pentru care este generat cuprinde , practic, inregistrarile (in ordinea numerelor si implicit a inregistrarii lor in program) "prinse" intre doua inchideri de luna. Daca am inteles corect, in varianta propusa de dvs. , programul ar trebui sa "culeaga" din mai multe luni "de lista" toate inregistrarile avand data inregistrarii ( respectiv, in varianta actuala, data documentului) intr-o luna "X" si sa genereze registrul pentru luna calendaristica respectiva. De aici apar doua aspecte. Sa luam exemplul unei facturi emise de furnizor sa zicem, in data de 15 august si care ajunge la asociatie in 7 septembrie.Ipotetic, lista s-a afisat pe 31 august. Intre timp, in luna septembrie s-au mai inregistrat cateva documente.Daca sortarea inregistrarilor din registrul jurnal se face dupa data din coloana "Data inregistrarii" , in forma actuala ea ar trebui sa fie prinsa in registrul lunii august, de unde va rezulta o "fractura" la nivelul numerelor de ordine (alocate automat in ordinea introducerii in program). Daca sortarea va fi facuta dupa numerele de ordine, programul ar trebui sa "tina minte " ca numerele de la... pana la... , au fost inregistrate intr-o anumita luna calendaristica - si iar ajungem la data de sistem. De asemenea, in acest al doilea caz , coloana "Data inregistrarii" nu prea mai are nici o relevanta, in exemplul dat factura va aparea in jurnalul pt. septembrie cu data de intregistrare de august. Si, ca sa mai complicam putin... suma va fi prinsa in totalul lunii august (dupa data) sau septembrie (dupa numarul de ordine) ? Pana la urma "buba" vine din faptul ca numerele de ordine sunt alocate dupa o variabila, respectiv ordinea inregistrarii in program, iar generarea lor (si, implicit a reporturilor de pagina si totalurilor de luna) se face dupa alta variabila, respectiv data emiterii documentului. Mai adaugam si utilizatorii care vor sa fie fiecare in felul lui si... ce bine e sa fii programator! :)

[XiSoft]

Daca introduceti o factura cu data mai veche (ex: sunteti in septembrie 2010 si introduceti o factura cu data de august 2010) va trebui sa retipariti registrul jurnal de pe luna respectiva (august 2010)
Cand se face tiparirea, datoritata faptului ca operatiunile se ordoneaza, numerele se vor schimba.

[Florin]

Pai...tocmai asta poate fi o problema in cazul unui control. Intre timp jurnalul respectiv poate ar fost legat, parafat si contrasemnat de presedinte , cenzor ... la sfarsitul lunii, asa cum prevede legea. De altfel, recitind textul , parca nu e totusi atat de interpretabil cum am acuzat la inceput :

"În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activităţii, până la 31 decembrie, sau încetarea activităţii.
În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se face înregistrarea.
În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanţa, registrul de casă, extrasul de cont la bancă etc.), precum şi numărul şi data acestuia. "

[XiSoft]

Tot in articolul (2) scrie ceva mai sus:

În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra în mod cronologic, după data de întocmire SAU de intrare a documentelor în unitate.

In cazul intocmirii de mana este logic sa se foloseasca data inregistrarii (pentru ca nu puteam sa ne intoarcem inapoi) dar la cele editate pe calculator - nu vad sensul.